2e ALV woensdag 27 november 2013
Beste leden en toekomstige leden van de Vrienden van het Oosterpark!
Hierbij nodigt het bestuur van de Vrienden van het Oosterpark u van harte uit voor
onze tweede Algemene Ledenvergadering.
Wanneer: woensdag 27 november 2013
Hoe laat: 19.30 uur inloop met koffie, de vergadering begint om 20.00 uur.
Plaats: Indonesiëzaal van NH Tropenhotel, Linnaeusstraat 2c, 020-795 6088
Programma:
19.30 inloop met koffie, thee en pepernoten
20.00 opening
– mededelingen
– vaststellen agenda
– vaststellen verslag ALV 22-4-13 (bijlage 1 hieronder)
– stemming over een statuten wijziging tbv een ANBI status (bijlage 2)
20.15 verslag uit bestuur en werkgroepen:
– verslag vanuit het bestuur
Kort overzicht afgelopen half jaar, interne organisatie en vacatures (bijlage 3), door Bert Mentink;
– Werkgroep evenementen
In 2014 wordt het Oosterpark afgesloten voor “renovatie”. Er is een kans dat de 4 grote evenementen in 2015 terugkomen in het Oosterpark. Meer hierover en over andere acties en petitie in de inleiding van Lucy Kok.
– Bomenwerkgroep
De kapvergunning is uitgesteld tot 25 november als de bezwaarschriftcommissie uitspraak doet. Wethouder Ozutok presenteerde een nieuw plan (nog eens 47 bomen gespaard) op 12 november in de commissievergadering.
Meer hierover en over acties van de bomenwerkgroep in de inleiding van Hans Olykan.
20.45 korte pauze
21.00 meningsvorming, beleid en versterking van onze vereniging
Met prikkelende stellingen willen we horen hoe onze leden denken over ons beleid tot hier en hoe we verder gaan.
Aan bod komt dan: Welk beeld heb je van/voor de vereniging? Welke prioriteiten moet de vereniging stellen? Welke koers is belangrijk voor de vereniging? Welke activiteiten? Tot hoe ver gaan we? Wat mis je? En wie doet wat?
21.30 afspraken en afsluiting
21.45 napraten bij de borrel
Bijlage 1
Verslag eerste algemene ledenvergadering Vereniging Vrienden van het Oosterpark
maandagavond 22 april 2013, Indonesiëzaal van NH Tropen
Voozitter: Bert Mentink, verslag: Lucy Kok,
Vanaf 19.30 uur komen leden binnen en er worden 7 mensen ter plekke lid. Ieder tekent de presentie- ledenlijst en krijgen een vragenlijstje om in te vullen.
In totaal zijn 29 leden aanwezig. Daarnaast blijken ook nog twee heren van het Gilde aanwezig, uitgenodigd door de heer van Looveren
Plenair gedeelte
Om 20.10 opent de voorzitter de bijeenkomst. Hij is blij met de goede opkomst. De agenda wordt vastgesteld.
In een inleiding schetst Bert Mentink in grote lijnen het wel en wee van het afgelopen half jaar.
Op 18-10-12 werd een initiatiefgroep gevormd om een vereniging op te richten. Tot half januari ging het voor de wind: visie in opbouw, website in de lucht, fotowedstrijd, gesprek met Ozutok, statuten gemaakt en eerst 50 leden in een paar weken aangemeld. Vervolgens ging het moeilijk. Een lid van de initiatiefgroep wilde niet samenwerken met het voorlopige bestuur. Hij benaderde leden van de vereniging apart waardoor verwarring en commotie ontstond. Dit leidde tot verdeeldheid binnen het voorlopige bestuur en uiteindelijk tot vertrek van de dames Annet en Brigitte uit de vereniging.
Ter plekke zegt het betreffende lid uit de initiatiefgroep, de heer van Looveren, toe dat hij de betalingen – ontvangen voor de vereniging – van zijn bankrekening over zal maken naar de Triodosrekening van de vereniging . Zijn e-mailadres: oosterparkvrienden@hotmail.nl zal hij per direkt afsluiten. De lijst met de door hem geworven leden is de dag voor de ALV naar het bestuur verzonden.
Stemming over de statuten.
Bert Mentink geeft een toelichting : verschillende mensen zijn bezig geweest met de statuten. De laatste versie die op de website staat is goedgekeurd door de notaris. Er moet alleen nog een akte worden opgemaakt door de notaris. De statuten worden unaniem aangenomen.
Introductie kandidaat-bestuursleden en benoeming
Bert Mentink en Hans Olykan stellen zich voor, zij zijn op dat moment de enige kandidaat-bestuursleden en sinds oktober actief voor de vereniging i.o. Bert Mentink wil de rol van voorzitter (verder) op zich nemen. Hans Olykan is algemeen bestuurslid of eventueel penningmeester.
Gesprekken met andere kandidaten hebben nog niets opgeleverd. Ter plekke melden zich twee kandidaten aan: Erie Schooneveldt voor het penningmeesterschap en Jeroen Bartelsman voor het secretariaat. Hij was secretaris van een grote ondernemingsraad.
Een van de aanwezige leden, Maarten Doedes, stelt voor om dit bestuur van 4 leden per acclamatie te benoemen . Niemand is daar tegen, stembriefjes zijn daarom niet nodig . Zo geschiede: het oude, voorlopige bestuur wordt decharge verleend en de 4 leden worden met algemene stemmen benoemd.
Een korte pauze volgt voor felicitaties en nadere kennismaking.
Na de pauze gaan vier werkgroepen aan de slag, de leden maken een keuze
Op de agenda staan drie werkgroepen, er wordt een vierde toegevoegd over de aangekondigde bomenkap van het project Verdubbeling Oosterpark. George Degenhart was bij de rondleiding in het park afgelopen donderdag en heeft zich verdiept in de uitleg die inmiddels op de website van de Verdubbeling project te vinden is. Hij zal de vierde werkgroep in goede banen leiden. Het doel is een advies over de bomenkap aan het bestuur t.b.v. een standpunt van de vereniging.
Bert Mentink, Hans Olykan en Lucy Kok leiden de werkgroepen activiteiten, ledenwerving en grote evenementen. De werkgroepen maken een vervolgafspraak. Inhoudelijk zullen de vorderingen van de werkgroepen via de site te volgen zijn.
Na een geanimeerde bijeenkomst in de werkgroepen sluit de voorzitter rond 10 uur de bijeenkomst af en dankt alle aanwezigen voor de goede inbreng en aandacht.
Bijlage 2.
Huidige tekst statuten en wijziging voor de ANBI status (voornemen tot de wijziging is, met tekst, gemeld
In de eerste aankondiging voor de ALV op 27-10-13) :
STATUTENWIJZIGING:
Een ANBI (algemeen nut beogende instelling) status heeft voordelen bij het werven van fondsen: deze zijn voor de gever fiscaal aftrekbaar.
De belastingdienst heeft ons geaccepteerd als een ANBI onder de voorwaarde dat wij onze statuten aanpassen omdat er artikel 17, lid 2 niet voldoet aan de huidige eisen.
Het is maar een kleinigheidje, maar ook een kleine statutenwijziging moet met toestemming van de ALV.
Nu zijn de statuten als volgt:
Artikel 17, Ontbinding en vereffening
1. Het bepaalde in artikel 16 leden 1, 2, 3 en 5 is van overeenkomstige toepassing op een besluit van de algemene ledenvergadering tot ontbinding van de vereniging.
2. De algemene ledenvergadering stelt bij haar in het vorige lid bedoelde besluit de bestemming vast voor het batig saldo, en wel zoveel mogelijk in overeenstemming met het doel van de vereniging.
Na wijziging wordt lid 2:
De algemene ledenvergadering stelt bij haar in het vorige lid bedoelde besluit de bestemming vast voor het batig saldo, waarbij het batig saldo wordt besteed aan een algemeen nut beogende instelling met een gelijksoortige doelstelling van de vereniging.
Bijlage 3. Vereniging vrienden van het Oosterpark
Visie: een park is een groene oase in een drukke stad
Missie: park koesteren voor ons en de generaties na ons.
1. Voorzitter: Bert Mentink:
– Leiden vereniging (visie, taal ontwikkelen, beleid coördineren
– Vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten toe
– Intern managen: vergaderingen voorzitten, werkgroepen ondersteunen,
2. Secretaris: vacature
– “Geheugen en geweten”:
– Notuleren en archiveren,
– vergaderingen en bijeenkomsten plannen,
– Email beantwoorden of telefonisch contact (pers)
– bijhouden ledenbestand en externe contacten i.s.m. penningmeester
– agenda stadsdeel in de gaten houden en screenen op relevantie.
3. Webmaster
– Met ingang van 27-11-13: Hans Olykan
– inhoud en vormgeving : zorgen dat de website up-to-date blijft
– berichten plaatsen i.s.m. bestuur en werkgroepen
– Spotten van nieuws i.s.m werkgroepen en secretaris : Parool, dwars, stadsdeelkrant
– TWITTER (Bert Runhaar) – FACEBOOK vacature
– afstemmen met automatiseerder (Jan Molenaar): digitale archief technisch bijhouden (G-drive), on line database (in overleg met penningmeester), Site: Statistics, Layout, Beveiliging + backup, Agenda,
4. Penningmeester: Erie Schoonveldt-Kramer
– betalingen bijhouden (leden, donateurs, )
– opstellen jaarrekeningen, balansen, begrotingen en verantwoording naar fondsen en subsidiegevers
– sponsoring coordineren
– overleg kascommissie (Marianne de Graaf)
Werkgroepen
– GROTE EVENEMENTEN (Lucy Kok) Volgen van het stadsdeelbeleid, voorstellen voor acties en strategie i.s.m. het bestuur. Doel: zie petitie laat het park weer park zijn
– bomen (Mark van Dongen) idem:
– WERKGROEP activiteiten en ledenwerving vacature
KLUSSEN: er zijn altijd klussen te doen waarvoor we nog mensen nodig hebben. Laat ons weten als je beschikbaar bent. Te denken valt aan:
– Folderen en/of handtekeningen ophalen
– Meehelpen met organisatie van een bijeenkomst, concert, evenement vanuit de VVO
– meedoen in het park (rondleiding, activiteiten, groenwerkdagen),
– meehelpen ledenvergadering
– sponsors zoeken
– foto’s voor onze site maken
– kunstwerken oppoetsen, activiteiten opzetten
– stukjes schrijven voor de site. Over het park, over …
– helpen met facebook en twitteren